メール送信がエラーのお客様へはお電話しています。


メール送信がエラーのお客様へはお電話しています。

通販ショップにとって、お客様に送信したメールのエラー対応は重要です。

当店では送信したメールがエラーの場合、直接お電話でのご案内を試みています。

電話はいらないとかいろんな意見があるとは思いますが、だからといって放置はできません。

お電話での連絡は、ショップとして責任を持ちご注文に対応している証として受け止めてください。

実際ほとんどのお客様は電話を喜ばれています。放置よりも電話があったほうが嬉しいに決まってますよね。

当店が通常送信しているメール

通販でメールの活用はとても便利です。メールは電話と違いどんな時でも受け取れて好きなときに読むことができますし、メールを消さなければ記録として残すこともできます。

通信販売の場合はこれに加えて「ショップにおける注文の処理状態がわかる」というメリットも大きいですね。細かなタイミングでメールが来るショップは安心感が違います。

当店ではご注文から商品のお受け取りまでに、合計3通のメールを送信しています。

1通目 受注受付メール(自動送信)

ご注文操作完了時点で当店のサーバーから自動的に送信します。内容はご注文時に当店が受け取った情報全てです。ご注文を受け付けた内容についてのお客様控えという意味合いがあります。通常はご注文完了時点から数分以内にお手元に届くはずです。

2通目 受注案内メール(スタッフ送信)

当店のスタッフが、ご注文の商品を倉庫の在庫品からピッキング(確保)した上で、改めて手動送信するメールです。このメールでは具体的な出荷日、配達予定日の他に注文内容、お届け先、配送業者、お受取り方法、お支払い方法などご注文に関する全ての情報をご案内します。

3通目 出荷案内メール(スタッフ送信)

ご注文商品出荷時点で荷物番号をお知らせします。このメールでは出荷が完了した旨のご報告とともに、配送業者名、荷物番号、荷物追跡用ページのURLをご案内しています。ほとんどの場合、当日の出荷が完了する18時前後の時間帯に送信しています。

簡単に言うと、各メールは次のような役割になってます。

  • 1通目(注文受付メール 自動送信)
    お客様は「ちゃんと注文を完了したんだな」と安心。
  • 2通目(受注案内メール スタッフ手動送信)
    お客様は「今回の注文についてショップが正しく受付け、出荷手続きが始まったんだな」と安心。
  • 3通目(出荷案内メール スタッフ手動送信)
    お客様は「注文した商品が出荷され、配送業者が配送しているんだな」と安心。

ショップからのメール連絡は全てに意味があり、お客様の安心に繋がっているのです。

困った事に減らないメールエラー(特にdocomo!あとezwebも!それからyahooメールも!)

随分前に最近”docomo”のメールエラー数が異常でも案内しましたが、相変わらず携帯メールアドレスへのエラーが多く困っています。

その原因としてメールアドレスの打ち間違えはほんの一部で、多くはドメイン指定受信などの機能で自動的に部外者のメールを受け付けていない電話機の設定です。

お電話をすると、ほとんどの方が「設定は買ったときのまま」という驚愕の事実…。

何度も言いますがdocomoとauのショップ店員さん、販売時にはちゃんと説明してから設定してください!そもそもスマートフォンを筆頭に、携帯端末からいろいろなWEBサイトにアクセスして利用する時代なのに、メールは携帯からのメール(docomo.ne.jpとかezweb.ne.jpとか)からしか受け付けませんという時代遅れの運用は問題なのではと思います。

携帯利用者でネット通販などを利用する方、つまりお友達同士のメールのやりとり以外でも携帯を活用するという方は、ご自分の携帯がどういったメールを受け取り、どういったメールを自動的に拒否しているのか再確認をお勧めします。よくわからないとか面倒だという方は、購入したショップに行って店員さんに聞いてください。くれぐれも「携帯メールはこんなもんだ」とか「たまにメール来ない時があるけどあきらめた」とか言わず、しっかり理解して使いましょう!

それからもう一つ、yahooメールの問題もあります。これは「○○○@yahoo.co.jp」のようなメールアドレスに多い現象で、当店から送ったメールが自動的に迷惑メールフォルダに入ってしまうというものです。yahooの謎と言っても過言ではないこの現象。 どうしても納得できませんが、yahooメールを利用している方は、常日頃から迷惑メールフォルダも目を通しておくしか対策がなさそうです。大事なメールを見落とす原因になりますので気を付けてください。できればyahooメールは使用をやめ、別のメールの使用をお勧めします。yahooも昔から乱暴なところがあるし、直そうとする気配は全くありません。

お電話の回数とか繋がらない時とか

メールがエラーで届かずやむを得ずお電話をする場合、その回数は1回から数回です。めちゃくちゃに着信を残すようなことはしません。また、メールや電話で連絡がとれなくてもご注文内容通りに商品は出荷しておりますのでご安心ください。ちなみに留守番電話への伝言は残しませんのでご了承ください。

最後に

2013年7月に公開した記事最近”docomo”のメールエラー数が異常から1年が経ちましたが、その後携帯のメールエラーは相変わらずだし、むしろスマートフォン時代の到来とともにエラーが増えてきている印象なので、今回改めてご案内しました。

携帯電話ユーザーは、この機会にメールの設定もしっかりと理解して、快適な携帯ライフを送ってください!(^-^)

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